En vigueur en France depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) établit des règles relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et des règles relatives à la libre circulation de ces données

Si les termes généraux de ce règlement sont déjà appliqués depuis longtemps, le club de Villacoublay est tenu de les porter à connaissance de ses membres et d’obtenir la confirmation de chaque membre de cette mise à disposition .

• Sur la nature des données : le club de Villacoublay ne recueille que les données nécessaires à la tenue du contrat de membre ( état civil, coordonnées, ..) et au suivi de son profil sportif. Depuis 2016, l’ensemble de ces données est fourni directement par voie informatique par le membre dans le cadre de son dossier d’admission. Le club de Villacoublay ne gère aucune autre donnée personnelle a fortiori sensible . Le club de Villacoublay enregistre et garde en mémoire pendant une période de deux ans maximum les données personnelles des invités de membres, mais seulement celles utiles aux demandes d’entrée sur la base de Villacoublay. Par la signature de la charte du club au moment de son admission le membre accepte, jusqu’à avis contraire notifié, la possibilité que soit utilisé sur le site Internet (partie privée) tout document photographique personnel pris dans le cadre des activités du club. 
• Sur la connaissance des données: le membre du club de Villacoublay peut accéder à tout moment à l’ensemble de ses données personnelles via le site internet du club et les modifier à sa guise en cas d’erreur ou de changement. Le membre de Villacoublay ne peut connaitre  que partiellement les données personnelles des autres membres via l’annuaire du club. Selon leur degré de responsabilité dans les activités du club, certains membres du clubs ( Comité Directeur, Capitaines, ..) peuvent accéder à plus ou moins d’informations mais suivant des procédures préétablies.
• Sur le stockage des données: l’ensemble des données personnelles d’un membre sont rassemblées dans un seul et unique fichier de base de données, localisé ainsi que ses sauvegardes chez un prestataire informatique;  l’accès à ces fichiers est limité pour le club de Villacoublay à ses administrateurs informatiques.
• Sur la pérennité des données : toutes les données personnelles d’un membre et éventuellement celles de ses invités sont supprimées s’il ne s’est pas manifesté au plus tard dans les trois mois suivant la fermeture des inscriptions annuelles. En cas d’une confirmation de démission, radiation ou décès ces opérations sont faites immédiatement
• Sur la sécurité des données : Le premier accès  au site Internet se fait  via un couple identifiant et mot de passe initial robuste. Tout changement de mot de passe choisi par le membre se fait ensuite selon des critères très forts.
• Sur l’exportation des données : Le club de Villacoublay ne fait strictement aucune exportation hors base de données de tout ou partie des données personnelles au bénéfice de qui que ce soit y compris un membre et ceci quelle qu’en soit la raison qui n’engerait pas le fonctionnement ou la sécurité du site Internet.
• Sur l’utilisation de l’e-mail: Le club de Villacoublay se réserve le droit d’utiliser l’e-mail de tout membre dans le cadre de son propre fonctionnement et non au bénéfice de tout tiers sauf le Pro du club pour l’exercice de son enseignement. Tout membre peut désactiver/activer  à tout moment ce droit au bénéfice du club (non recommandé) et/ou du Pro.